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如何做好会议活动策划?

作者:西安汉风 发布日期:2018/6/30 关注次数: 二维码分享

随着企业和机构的增加,各种大大小小的会议也日益多了起来。一般企业会议都会考虑请专业的会议活动策划公司来完成。因为会议策划是一项非常系统、繁杂而重要的项目。

六合手机论坛 专业的会议活动策划公司能解决会议所产生的一系列繁杂问题:

1、专业的会议策划能够帮助我们节约成本

一般来说举行一次大型会议,成本相对来说普遍较高,这其中就包括了寻找场地以及设施选择的花费。

由于缺乏专业会议中心的相关数据比较,公司和机构往往会错选一些价格相对较高但服务却不一定优质的会议场所。

而专业的会议策划机构,对各大会议中心的相关资料了解得比较全面,能够帮助企业和机构选择性价比很高的会议场所。


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2、专业的会议策划能够帮助我们节约时间

六合手机论坛 一些大型会议的流程相对来说比较复杂,人员相对较多,进行时间也相对较长。

由于缺乏制定大型会议流程的经验,所以往往会花费很长的时间来进行流程的制定。

而专业的会议策划机构,对制定会议流程的经验是非常丰富的,能够为我们节约大量宝贵的时间,即使是会议时间仓促,也能正常并且成功的进行!

3、专业的会议策划能够带来更好的会议效果

由于缺乏大型会议制定的相关经验,制定会议流程不一定有自己想要达到的效果。

六合手机论坛 一个小小环节的差错或者缺失,导致的就很可能是整场会议的失败!

专业的会议策划机构在会议流程的制定方面可以说是专家中的专家,上百次大中型会议制定的经验使他们对会议的流程制定了如指掌,能够带来更好的会议效果。

六合手机论坛 “美程会展”专注于为政府,协会NGO组织,集团企业提供专业的一站式会议会展及公关活动策划,执行服务。服务多家世界五百强及国内百强企业,有一支超过10年以上MICE从业团队,拥有6万多家国内外会议酒店及全国会议展览中心会场资源。

在会议策划公司执行会议之前,都会有一个会议筹备方案。

会议方案是在会议召开前对会议的目的、规模、时间、地点设施、内容、议程、日程、组织形式、会议文件、经费、后勤服务等要素做出周密安排,能促进会议顺利进行,取得完满的预期效果。

六合手机论坛 ▲一般/大型会议方案

【内容要件】会议名称、会议目的、会议议题、会议组织方式、会议规模、会议召开时间地点、会议报到时间地点、会议日程安排、会议组织领导、会议出席人员及准备要求、会议组织者的联系方式、会议说明事项等。

不同的会议类型有不同的会议方案

会议策划不是简单的PPT的堆砌,而必须是根据会议的目的借助一定的科学方法和艺术,为决策、计划而构思、会议策划设计、制作策划方案以达到较终的会议效果。

好的会议策划,一定是对具体的执行方案有深入的思考,具有可行性;一定是在某些方面有突破,有新意、有创意才行。

1、具体分析各种情况做出较完美的会议策划。

2、根据会议的级别,选择会议举办地。

3、根据会议对周边环境的要求,确定具体举办地点。

4、根据会议的具体情况,确定是否将会议划分为几个分会场,选择分会场的地点,并提前预约。

01 研讨会议

研讨型会议通常专业性较强,参与的人数不是很多,除非是行业标准讨论,一般不会超过100人。

这类研讨会的关键点是会场及地点选择。

六合手机论坛 会场(除一般性的主会场外),通常需要一些小型会所以便分组讨论。

主会场的布置除保留主持人外,其他座位应当体现平等精神,发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。

关于地点,通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点,较好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。

02 培训会议

培训会议也是专业型会议,通常是企业内部或者教育部门举办。

除带有研讨性质外,更多的是技能交流及知识传授,所以培训会议对场地的要求相对较高。

除了一般的封闭式会场外,应该还有各类拓展训练设施或者场地,可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。

培训会议的关键点:场地、培训设施及培训师。

03 社团会议

社团会议通常为纯会议,往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。

所以社团会议经常配合新闻发布会举行。

举行此类会议,表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。


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04 公益性/技术性论坛

此类会议多为公开性会议,系列分会将是此类会议的特点。

所以会议场所的选择非常重要,基本要求是可以分割或者主会场附带小会场,对会议设施要求也比较高。

同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。

此外,如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求,那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。

05 订货交流会议

此类会议实际上兼有展览性质,因此会场的要求相对特别。

理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心,带有商务会所或者类似场地则再完美不过。

如果是小型订货交流会,可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是:场地选择、会场控制、展览布置。

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